Как автоматизировать регистрацию первичной документации в 1С и уменьшить число ошибок с 30% до 2%

Проблема:

Работа с первичной документацией (накладные, счета фактуры) выполнялась сотрудниками компании вручную. Поэтому обработка документов занимала большое количество времени. Это снижало эффективность работы и приводило к большому объему ошибок в документации. Ошибки приводили к штрафным санкциям, а также к потере репутации компании. 

Организация пыталась решить эту проблему самостоятельно, внедряя новые регламенты, но это только усугубляло ситуацию, так как сотрудники начинали совершать еще больше ошибок.

Решение:

Нами было принято решение устранить ошибки ручной работы операторов за счет внедрения в организацию бизнес-ботов. Бот полностью имитирует действия человека и выполняет такие функции:

• получает доступ к папке с первичной документацией;
• извлекает данные из документов: номер документа, дата, ИНН, покупатель, сумму;
• в зависимости от типа документа открывает соответствующее представление 1С.
• заносит полученные данные в таблицу 1С.

Бизнес-бот выполняет все процессы вместо сотрудника, работает  круглосуточно и выполняет определенный набор операций. Оставшиеся 2% ошибок связаны с плохим качеством сканированных копий документов и устраняются операторами вручную.

Результат:

При помощи бизнес-бота первичная документация вводится моментально и без ошибок. Когда это реализовывалось руками сотрудника количество документов с ошибками достигло до 30%. Сотрудникам не приходится переделывать документы и нести репутационные риски и штрафы. Удалось уменьшить общее время обработки 100 документов с 7 часов до 25 минут, благодаря чему бухгалтерия занимается только учетов, а не вводом документов.