Как автоматизировать архивацию электронных документов и уменьшить количество ошибок до нуля

Проблема:

Из-за специфики работы собирается большой объем пакетов с  документами, которые подлежат архивации. Сотрудникам приходится считать количество листов, заполнять опись вручную, распечатывать, подписывать, сканировать и загружать документ заново. Сотрудники совершали ошибки в документах из-за которых срывались проекты и компания несла серьезные репутационные риски.  

Решение:

Было принято решение устранить ошибки за счет внедрения бизнес-ботов. Бот выполняет такие функции как:

• возможность добавлять и работать с несколькими организациями;
• сохраняет редактируемый вариант описи в форматах pdf и docx;
• выбор периода за который происходит архивация;
• вносит запись в журнал учета и журнал работ бота.

Данный бот помог компании выполнять процессы по архивации без ошибок и выдает моментально прозрачную отчетность по выполненным задачам. Что дает возможность отслеживать и контролировать процесс. Гибкая разработка бота помогает сотрудникам менять параметры бота самостоятельно при необходимости.

Результат:

Бот помог компании сохранить свою репутацию за счет безошибочного процесса архивации. Проекты начали выполняться вовремя и точно.